О чем речь? Фискальный накопитель – съемный элемент для онлайн-кассы, который получает, шифрует и передает данные оператору ОФД. Работа без него незаконна, и предпринимателю грозит штраф.
На что обратить внимание? Фискальный накопитель является расходником, так как его действие ограничено по времени. Выделяют модели на 13, 15 и 36 месяцев, однако купить устройство с самым долгим сроком действия не выйдет, так как выбор зависит еще и от типа бизнеса.
Устройство и задачи фискального накопителя
Фискальный накопитель (ФН) – это устройство, используемое в контрольно-кассовой технике (ККТ), для хранения данных обо всех финансовых операциях, отраженных в чеках, отчетах и других документах, необходимых для налогового учета. Задача фискального накопителя заключается в регистрации и хранении кассовых операций согласно требованиям законодательства. Действие фискального накопителя заключается в том, что он сохраняет информацию обо всех этапах расчета за покупку:
- Клиент передает наличные деньги кассиру или использует карту/телефон с функцией PayPass, после чего онлайн-касса проводит оплату.
- Затем формируется электронный чек, который отправляется оператору фискальных данных для дальнейшей обработки. ОФД необходим для осуществления перевода.
- В итоге при успешной транзакции покупатель получает бумажный чек или запрашивает отправку на электронную почту. Данные о платеже передаются в ФНС через фискального оператора.
Закрытие фискального накопителя обычно происходит в конце каждого отчетного периода, к примеру, ежедневно или ежемесячно в зависимости от требований налогового законодательства и внутренних правил организации.
Для передачи данных в ОФД нужно подключить онлайн-кассу (саму кассу или сервер, с которым она связана) к Интернету при помощи 3/4G-модуля или отдельной сим-карты, используя модем или Wi-Fi-роутер.
Для обеспечения защиты и безопасности информации фискальный накопитель шифрует данные и генерирует специальные коды для отправки в налоговый орган.
ФН – это мозговой центр кассы, он хранит всю информацию, которую перерабатывает за все время работы.
Работа фискального накопителя в режиме онлайн и автоматизация процесса подачи документов освобождает налогоплательщика от необходимости отправлять все вручную в ФНС.
В случае непредвиденных ситуаций, таких как потеря связи, ФН хранит чеки и передает их, когда связь восстановится.
Покупатель может получить чек в любом виде – распечатанном или электронном на почту, в виде SMS.
Критерии выбора фискального накопителя
Фискальный накопитель используется в различных налоговых режимах и сферах бизнеса
При определении срока хранения фискального накопителя необходимо учитывать используемую систему налогообложения и отрасль бизнеса, в которой вы действуете. Некоторые организации и предприниматели лишены возможности свободного выбора модели фискального накопителя из-за обязательных законодательных требований к хранению данных.
- Компании, которые работают на специальных налоговых режимах, таких как УСН, ЕСХН, независимо от того, как рассчитывается налог – с общего дохода или с дохода за вычетом расходов, в соответствии с законом должны применять ФН сроком действия 36 месяцев.
- Представители бизнеса, ведущие деятельность на основании патента, также должны использовать фискальный накопитель, рассчитанный на 36 месяцев.
- Предприятия, которые в своей деятельности сочетают несколько налоговых систем, например УСН и ОСН, могут выбрать любую модель ФН с работоспособностью не менее 13 месяцев.
- В сфере услуг независимо от налогового режима все компании и индивидуальные предприниматели, предоставляющие услуги частным и юридическим лицам, обязаны использовать фискальный накопитель со сроком службы 36 месяцев.
- Для сезонной деятельности. В случае если предприятие занимается продажей товаров или предоставлением услуг только в определенный сезон (как, например, уборка снега зимой), оно может выбрать любую модель фискального накопителя, срок службы которого превышает 13 месяцев.
- Продажа продукции, облагаемой акцизами, требует использования ФН со службой 410 дней (13 месяцев). Компании, торгующие товарами, на которые установлены акцизы, могут фискальный накопитель купить с любым сроком службы, но, как только касса пройдет регистрацию, срок сразу же сократится до 13 месяцев.
- При работе с маркированной продукцией необходим специализированный ФН-М с поддержкой формата фискальных данных 1.2. Он подбирается с учетом системы налогообложения.
- Для касс с фискальным наполнителем, работающих в автономном режиме (без отправки информации через оператора в ИФНС), срок службы накопителя сокращается в момент регистрации кассы в налоговой. Например, накопитель, рассчитанный на 15 месяцев эксплуатации, будет служить только 410 дней, а накопитель, рассчитанный на 36 месяцев, будет работать 560 дней.
Модели ФН
Существуют различные виды фискальных накопителей, список которых имеется на сайте ФНС и соответствует законодательным требованиям. Для компаний, оперирующих в России, допускается использование только тех ФН, которые включены в этот реестр. Налоговая служба периодически исключает устаревшие разновидности из списка. В перечне на 2023 год представлены следующие модели:
- ФН-1.1М исполнение Ин15-1М, на 15 месяцев («Инвента»);
- ФН-1.1М исполнение Ин36-1М, на 36 месяцев («Автоматика»);
- ФН-1.2 исполнение Эв15-3, на 15 месяцев («Эвотор»);
- ФН-1.2 исполнение Эв36-3, на 36 месяцев («Эвотор»);
- ФН-1.2 исполнение Ин15-3, на 15 месяцев («Инвента»);
- ФН-1.2 исполнение Ин36-3, на 36 месяцев («Инвента»).
