Журнал обхода объектов

Что это такое? Журнал обхода объектов – это внутренний документ организации, в котором фиксируются наблюдения за территорией или оборудованием. Его форма не стандартизирована законодательством, поэтому количество разделов может варьироваться в зависимости от задач.

Как вести? Ответственными за заполнение данного журнала назначаются сотрудники организации или собирается комиссия. В целях оптимизации времени и затрат ведение такого документа может быть автоматизировано.

Оглавление:

Форма и задачи журнала обхода объектов

Результаты обхода заносятся в журнал, оформленный по типовому образцу со страницами табличной формы. Ведение такого журнала позволяет произвести визуальную оценку территории. Документ фиксирует все найденные при обходе легковоспламеняющиеся, хрупкие или взрывоопасные предметы, которые потенциально могут угрожать человеческой жизни или наносить вред здоровью.

Акт осмотра содержит также перечисление вышедших из строя или неисправных элементов оборудования, обнаруженных при обходе территории. В документ заносятся все мероприятия, необходимые для охраны и защиты материальных ценностей. Кроме того, в акте следует перечислить меры по устранению указанных нарушений. Такой акт становится основанием для проведения соответствующих работ.

Для осмотра территории и составления по его результатам соответствующего документа следует сформировать комиссию, состоящую из представителей руководства, бухгалтерии, хозяйственной части и охраны. Основным ответственным за проведение осмотра и составления акта является назначенный соответствующим приказом председатель.

Получите бесплатно инструкцию по выбору подрядчика от Videoglaz:

Команда Videoglaz совместно с главным техническим экспертом компании подготовили файл, который поможет вам не ошибиться при выборе подрядчика для своего проекта.

“В самом начале работ часто возникает вопрос: Как быстро определить качество партнера или исполнителя по системам безопасности? Именно поэтому мы подготовили подробную инструкцию, в которой осветили основные пункты, благодаря которым вы сможете без проблем выбрать добросовестного подрядчика, сохранить бюджет и выполнить проект в срок.”

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Валентин Белоусов

Руководитель отдела проектных решений

10 шагов, которые помогут выбрать добросовестного подрядчика

Поможет сохранить бюджет и уложиться в сроки проекта

Для получения доступа к файлам, оставьте свой телефон:

Нажимая на кнопку ниже, Вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.

Скачать инструкцию бесплатно

pdf 3,7mb

Уже скачали 11 507

Акт содержит Ф. И. О. и должность каждого из входящих в комиссию сотрудников, перечисление целей мероприятия и фиксацию факта его проведения. В нем следует отразить порядок проведения осмотра и указать обнаруженные недочеты. При необходимости в текст включаются примечания членов комиссии, а также фото- и видеоданные. Составленный документ заверяется подписями участников обследования территории с обязательной расшифровкой.

Порядок работы с журналом обхода объектов

Для примера приведем дошкольное образовательное учреждение (ДОУ). В детском саду безопасность помещений и территории – сфера ответственности охранника, вахтера и дежурного администратора. Все перечисленные сотрудники принимают участие в составлении документа по результатам осмотра, в который заносятся все выявленные недочеты, представляющие потенциальную опасность – как для воспитанников, так и для персонала ДОУ.

Порядок внесения записей в журнал регламентируется должностными инструкциями и внутренними нормативами. Как при этом распределены обязанности:

1. Осмотр внешнего периметра здания детского сада и его территории работником охраны должен производиться не менее трех раз в течение смены. В идеале такой обход делают ежечасно.
2. Обход внешнего периметра ночным сторожем или вахтером производится в начале смены, при передаче дежурства и не менее трех раз за ночь.
3. Дворник, выполняя уборку территории, обязан при обнаружении потенциально опасных предметов, поломок и других недочетов сообщить об этом руководству и охране. Все выявленные факты необходимо отразить в журнале и заверить подписью.

Всем известно, что нередко график плановых контрольных обходов в дошкольных образовательных учреждениях не соблюдается, что создает риск возникновения внештатной ситуации. Это могут быть акты вандализма, приводящие к порче имущества, несчастные случаи с детьми. В наши дни нельзя списывать со счетов террористическую угрозу и правонарушения.

Систематические проверки журнала, которые представители администрации детского сада обязаны производить, проверяя наличие и полноту записей, помогают повысить ответственность персонала и охраны. Кроме того, содержащаяся в нем информация может быть использована как основание для взысканий в отношении сотрудников, допустивших нарушения.

Читайте также!

Как работает видеонаблюдение: основные принципы и важные параметры систем

Подробнее

Сам осмотр необходимо осуществлять в соответствии с внутренней инструкцией, в ознакомлении с которой расписываются сотрудники ДОУ, приступая к осуществлению своих должностных обязанностей. Журнал заполняется в следующем порядке:

1. Сдавая и принимая смену, охранники или вахтеры производят совместный осмотр здания, прилегающей территории и ограждения. Обнаруженные повреждения и потенциально опасные предметы отражаются в соответствующем акте.
2. Во время дежурства сотрудники сами определяют время осмотра территории. Важно, чтобы была соблюдена частота, установленная локальными нормами. При каждом выходе из здания работник должен запереть его на замок.
3. При осмотре следует начинать с ограждения. Дежурный должен выйти через центральные ворота и произвести осмотр, продвигаясь вдоль него. По окончании обхода сотруднику следует вернуться на территорию учреждения также через центральный вход.
4. Следующим этапом обхода должен быть осмотр территории. Необходимо обследовать все подсобные постройки, проинспектировать содержимое каждого мусорного контейнера и ящика для песка.
5. Далее необходимо проверить замки на запасных выходах и осмотреть входы в пищеблок и центральное здание.
6. Затем осуществляется осмотр внутренней территории и подсобных зданий (двигаясь от правой стороны к левой), проверка мусорных контейнеров и ящиков с песком (для своевременного обнаружения подозрительных или опасных предметов необходимо заглянуть в каждую емкость).
7. Следующий этап – осмотр территории дошкольных участков, проверка запасных выходов на наличие замков, а также обследование крыльца пищеблока и главного здания.
8. Вернувшись на пост и закрыв на замок входную дверь, дежурный сотрудник обязан заполнить журнал обхода территории дошкольного образовательного учреждения по установленной форме и осуществлять наблюдение за помещениями и территорией детского сада с помощью видеокамер.

При обнаружении в ходе осмотра территории и помещений потенциально опасных и подозрительных предметов, а также неисправностей, которые создают опасность возникновения нештатных ситуаций, следует немедленно довести информацию до руководства. Далее необходимо, заблокировав входы и выходы, сообщить в соответствующие службы (полиция, управления ГО и МЧС и т. д.). Информацию о результатах осмотра следует занести в журнал обхода объекта.

Образец заполнения журнал обхода объектов

Согласно установленным нормам сотрудники, ответственные за охрану и осмотр здания и прилегающего участка, могут менять маршрут обхода. С изменениями должны быть ознакомлены работники охраны, сторож и администратор. Несмотря на то, что особенности обследования не нужно отражать в журнале, без них теряет смысл ведение отчетных документов.

Поскольку ведение журнала обхода объекта, помимо фиксации самого факта обследования, предусматривает отражение в нем обнаруженных недочетов и потенциально опасных предметов, его рекомендуется оформлять в виде таблицы с указанием:

• порядкового номера записи;
• даты и времени осмотра;
• Ф. И. О. ответственного сотрудника;
• примечаний, описывающих обнаруженные нарушения;
• мер по их устранению;
• заверенной администратором записи об устранении проблемы;

Если форма ведения журнала обхода и осмотра объекта, как правило, произвольна, то оформление титульного листа регламентируется принятыми нормами. Он должен составляться с обязательным указанием полного наименования учреждения, фактического и юридического адреса, Ф. И. О. и должности ответственного сотрудника, года.

Автоматизация работы с журналом обхода объектов

В наши дни получила широкое применение единая система, позволяющая автоматизировать бизнес-процессы с участием работников, которым приходится постоянно перемещаться в ходе выполнения работы – Help Desk + CRM + BPM. С помощью специального ПО эта разработка контролирует заявки и уровень обслуживания, в автоматическом режиме управляет работой выездных специалистов, оптимизирует деятельность мастеров и оборудования, используя геолокацию и расширенную базу данных.

Как эта система может помочь в автоматизации контрольного обследования территории и помещений? Существует два сценария. С помощью первого можно оптимизировать работу по обслуживанию оборудования, второй возможно использовать для автоматизации охраны объектов.

Первый способ заполнения журнала обхода

Для осуществления автоматизированного контроля оборудования на предмет исправности и наличия поломок его следует промаркировать QR-кодами. Для выполнения этой работы можно использовать как указанную систему, так и специальные приложения. В системе создается карточка объекта, генерируется индивидуальный QR-код. Последний нужно распечатать на наклейке или металлическом шильдике, которые крепятся на корпусе оборудования.

Топ-3 товара по теме:

Optimus AW-200 (комплект)

4 357 ₽ 5 126 ₽

В корзину

В ходе плановых обходов ответственному сотруднику необходимо посредством мобильного приложения сканировать коды на обследуемом оборудовании, после чего внести данные о подлежащих контролю параметрах в окно для заявок и приложить к ним фото. Ограничив доступ к галерее в приложении, можно лишить работника прикреплять фотографии с предыдущих обходов.

В результате осмотра для каждого объекта в системе появится заявка, в которой будет содержаться следующая информация:

• наименование объекта;
• Ф. И. О. и должность ответственного лица, производящего обход;
• дата и время обследования объекта;
• выявленные при осмотре неполадки.

Заполнение полей производится в автоматическом режиме после сканирования QR-кода объекта. Обходчик должен просто прикрепить фото, вбить параметры работы оборудования и описание неполадки, если она есть.

Второй способ заполнения журнала обхода

Заполнение отчета этим методом подразумевает настройку чек-листов для конкретных маршрутов. Это необходимо при наличии путей следования и расписания осмотров.

Читайте также!

Видеонаблюдение в детских садах: требования закона и характеристики систем

Подробнее

Для того чтобы воспользоваться таким способом, система должна содержать планировщик работ, в автоматическом режиме генерирующий заявки по графику. Посредством такого помощника можно настроить генерацию заявки на обход объекта по определенному маршруту в нужное время и дату. Для учета заявок не нужно пользоваться календарем, мессенджером или Excel-таблицами. Расписание будет содержать плановые и внеплановые осмотры, что позволит оптимизировать работу сотрудников.

А теперь о маршруте. Его настройка происходит при помощи чек-листа, который представляет собой перечень мер, необходимых для эффективного выполнения той или иной задачи. Для рассматриваемого случая в нем должны быть отражены объекты, которые предстоит обследовать. Сюда же необходимо добавить поле для фото, подтверждающего факт осмотра объекта.

Совершив осмотр объектов, предусмотренных маршрутом, и прикрепив фото, сотрудник завершает обход. Как и в первом случае (QR-коды), система зафиксирует все требуемые данные относительно выполнения заявки: Ф. И. О. и должность исполнителя, дата и время обследования и т. д.

Что касается формы ведения таких журналов, то она произвольна. Заполнение нужных полей происходит в автоматическом режиме по мере генерации системой заявок. Рекомендуется выбирать программу с функцией работы с печатными формами. Это позволит просматривать выполненные заявки, скачивать журнал обхода объектов в форматах pdf, xls и docx, пересылать их по электронной почте и интегрировать данные в другие системы, такие как 1С.

Настраиваемых произвольно или в соответствии с локальными требованиями форм может быть несколько, если этого требует специфика выполняемых работ.

Читайте также!

Видеонаблюдение в городе зачем нужно и из чего состоит система

Подробнее

Описанные способы дают возможность значительно повысить эффективность контроля, избавиться от заполнения многочисленных документов вручную и высвободить время для выполнения других задач. Сотруднику нужно просто вбить данные в готовые поля на своем мобильном устройстве и прикрепить фото, а вся остальная работа будет проведена системой автоматически.