7714 
О чем речь? «Умный офис» обеспечивает комфортные условия для сотрудников, что увеличивает продуктивность труда и прибыль компании. Современные технологии помогают держать взаимосвязь внутри организации и быстро согласовывать рабочие моменты.
На что обратить внимание? Внедрять технологии «Умного офиса» рекомендуется только в районах со стабильной энергосистемой. В случае перебоев с электричеством система не будет работать продуктивно.
Из этого материала вы узнаете:
Что называют «Умным офисом»
«Умный офис» – это автоматизированная система управления, которая одновременно подчиняется требованиям человека и автоматических систем. Однако ручной формат управления является приоритетным.
Система «Умный офис» призвана создать комфортные условия для сотрудников компании, чтобы обеспечить большую эффективность их труда. В ней гармонично скомбинированы самые современные технологии, инженерные решения и механизмы.
Основным достоинством «Умного офиса» специалисты называют удобство и легкость работы с входящим в него оборудованием и системами. Для этого задействуются все доступные на данный момент средства, поэтому в подобном «офисе» можно встретить как привычные выключатели с кнопкой, так и сенсорные видеопанели.
Отличие от обычного подхода к управлению приборами в помещении состоит в том, что выключатели, пульты не привязаны к одному устройству. Так, кнопочная панель с микроконтроллером может отвечать за освещение во всех помещениях. Кроме того, с ее помощью можно регулировать климат, громкость музыки. Функционал отдельных кнопок может быть изменен в случае необходимости, так как задается программой.
Скачивайте и используйте уже сегодня:
10 шагов, которые помогут выбрать добросовестного подрядчика
Поможет сохранить бюджет и уложиться в сроки проекта
Сенсорные панели в «Умном офисе» сочетают в себе множество функций и играют роль интерактивного органа управления. Они позволяют полностью отслеживать состояние помещения. При создании интерфейса, понятного на интуитивном уровне, разработчики учитывают пожелания клиента.
Сенсорные видеопанели отображают план помещения/территории, изображения с камер. Чтобы изменить режимы работы одной из систем, например, кондиционера, достаточно прикоснуться к экрану. По аналогичному принципу можно выбрать сценарий работы комплекса в целом, переключить его в автоматический режим.
Существуют стационарные и переносные видеопанели, также они отличаются по размеру и дизайну. Помимо панелей, для управления «Умным офисом» может использоваться ПК или ноутбук. Главное, чтобы гаджет был подключен к системе через локальную сеть или Интернет.
Благодаря активному развитию технологий дистанционного доступа, можно из любой точки мира контролировать процессы, протекающие в помещении компании. В этом вам помогут Интернет или мобильные системы. Обеспечить больший комфорт при эксплуатации технологий «Умного офиса» позволяет набор стандартных сценариев работы в автоматическом режиме – в них уже есть необходимые настройки.
Одна система автоматизации включает в себя сеть розеток, системы освещения, охраны, мультимедиа, телекоммуникации, а также климатические установки. А значит, имея доступ к «Умному офису», можно контролировать весь комплекс условий работы персонала компании. Настройки выбирает заказчик, после чего они задаются специалистами при монтаже оборудования.
Вне зависимости от выбранного сценария функционирования техники, можно быстро скорректировать ее работу – для этого понадобится только один из пультов управления.
Иными словами, «умный» или «смарт-офис» представляет собой современное коллективное пространство, в котором находится один или несколько офисов. Его характеризуют персональное рабочее место, самое современное оборудование, применение налаженных горизонтальных связей.
Преимущества и недостатки «Умного офиса»
Если вы собираетесь внедрить «Умный офис», важно представлять себе весь список его достоинств:
- Высокий уровень безопасности, за который отвечают камеры видеонаблюдения, охранные и пожарные датчики, системы контроля доступа. Все перечисленные устройства способны снизить риск правонарушений со стороны персонала и просто мелких инцидентов в коллективе.
- Наиболее грамотное использование квадратных метров офиса. Многие компании стремятся выделить как можно большее пространство для размещения работников, однако часто места не хватает. Здесь на выручку приходят умные решения – они позволяют оптимизировать и освободить площади.
- Сокращение энергопотребления, снижение затрат. Данный эффект достигается за счет автоматической регулировки освещения и отопления «Умным офисом».
- Повышенная эффективность бизнес-операций. Благодаря офисным устройствам IoT большое количество рутинных задач упрощается либо целиком автоматизируется. А значит, члены команды занимаются только наиболее важными вопросами.
- Комфортная рабочая среда. Сотрудники могут подстраивать климат в помещении под свои потребности, задавая температуру и влажность.
- Более высокая производительность труда персонала. Не испытывая физического дискомфорта на рабочем месте, людям проще выдавать высокие результаты, избегать ошибок.
- Более крепкое здоровье работников.
- Сниженные временные затраты на ремонт устройств. Поломка проектора, пропавший HDMI-кабель в переговорной не являются серьезными проблемами, однако они способны вызвать серьезные негативные эмоции, привести к стрессу. Подобные мелочи отрицательно сказываются на уровне мотивации, если необходимы сотруднику для достижения желаемого результата.
Согласно статистике лишь на седьмой раз работники компаний сообщают о неисправности в переговорной, конференц-зале. «Умный офис» упрощает взаимодействие сотрудника с управляющей компанией. В результате сокращаются затраты времени и сил на передачу сведений о поломке или отсутствии необходимой техники. Неполадки устраняются быстрее, что выгодно всем участникам рабочего процесса.
- Возможность привлечь и удержать специалистов в штате. В эпоху гаджетов высококвалифицированные работники хотят получить «умное» рабочее место и простой офисный стол их не устроит. Они применяют современные инструменты, а руководству компании остается только предоставить им для этого все возможности.
Новые талантливые кадры не согласятся трудиться в обстановке, в которой чувствуют себя застрявшими в прошлом веке, вынуждены пользоваться устаревшими способами ведения дел. Уже работающие в компании специалисты также могут устать от подобной ситуации и найти более перспективное место. Современные интеллектуальные офисные решения обеспечивают персоналу опыт, ради которого люди готовы остаться у работодателя.
Немаловажно, что «Умный офис» способен снять со специалистов физическую и когнитивную нагрузку. Им не требуется тратить время на мелкие задачи, можно посвятить себя более значимым темам.
Правда, у подобной системы есть и отрицательные качества. Ключевыми препятствиями на этапе внедрения «Умного офиса» становятся:
- стоимость всех необходимых офисных устройств и ПО;
- вопросы, касающиеся конфиденциальности информации;
- зависимость от стабильного электропитания.
Возможности «Умного офиса»
Наличие системы управления контентом
Благодаря многозональному распределению сигналов в аудио- и видеоформате можно воспроизводить музыку в любой части офиса, даже на улице вне зависимости от места установки источника звука. Его функцию может выполнять спутниковый ресивер, Blue-ray, CD-, DVD-проигрыватель, FM-тюнер, камера видеонаблюдения, видеодомофон. При этом в остальных помещениях монтируются только встроенные динамики.
В системе нет ограничений по числу зон и источников сигнала. Для управления используются стационарные кнопочные панели, то есть закрепляемые на стене или столе. Также данную задачу можно выполнять при помощи пульта или панелей с сенсорными экранами. Подобные устройства позволяют задавать параметры источника сигнала из каждой зоны.
Системы аудио/видео в «Умном офисе» дают возможность:
- включать любой источник сигнала и дублировать его по зонам, если это требуется;
- переключать программы;
- настраивать громкость;
- выводить на экран изображения с видеодомофона, камер видеонаблюдения;
- передавать голосовые сообщения в случае аварийных ситуаций;
- подключать пейджинг или общее оповещение;
- устанавливать работу системы в различных режимах по стандартному сценарию, например, она может заглушать сигналы звонка по телефону;
- останавливать трансляцию и начинать воспроизведение с места остановки;
- отображать сообщения от членов команды;
- выводить любые материалы одновременно с ведением трансляции.
Управление климатом
Климат-контроль позволяет поддерживать и корректировать температуру, уровень влажности, приток свежего воздуха внутри и вне помещений. Необходимый эффект достигается благодаря приточной вентиляции, кондиционерам, электрическому, водяному отоплению.
Набор датчиков фиксирует климатические показатели, а переключатели и панели их отображают и дают возможность выбирать режим работы климатических систем.
Помимо того, что «Умный офис» создает комфортные условия в каждом помещении, с его помощью удается:
- повышать температуру до необходимой отметки;
- охлаждать помещения, например, ночью;
- устанавливать определенную температуру;
- выбирать более экономичный режим для функционирования системы климат-контроля;
- включать оповещение при сбоях в системе, например, когда есть протечки воды, иные проблемы;
- поддерживать оптимальные климатические показатели в интеллектуальном режиме.
В основе подобных решений лежит техника компании Daikin, Mitsubishi, Swegon, Fujitsu, DEVI, пр.
Контроль освещения
Система «Умный офис» предполагает эргономичное управление светом в помещении, целом здании и на прилегающей территории.
С этой целью задействуют различные кнопочные выключатели, панели с микроконтроллерами и сенсорные панели. Отдельную клавишу выключателя можно запрограммировать, чтобы она выполняла набор функций.
Например, можно установить режим «Рабочий день» или «Все ушли». Для использования автоматического режима необходимы наружные и внутренние датчики, таймеры. Последние отвечают за включение и выключение светильников в фиксированное время либо в зависимости от степени освещенности или при наличии в помещении людей.
«Умный офис» позволяет:
- включать и отключать свет в любом помещении офиса вне зависимости от числа светильников;
- менять яркость ламп;
- использовать заранее продуманные сценарии освещения с учетом присутствия людей, времени суток, сезона и степени освещенности;
- переходить на энергосберегающий режим освещения при избыточном потреблении, а также в праздничные дни.
Данный подход к управлению светом позволяет серьезно снизить расход электроэнергии. Сэкономленные ресурсы могут использоваться для включения оборудования с максимальным уровнем энергопотребления. Благодаря «Умному офису» снижается пиковая нагрузка, удается продлить срок функционирования светильников.
Работа системы безопасности
Она обеспечивает комфортную жизнедеятельность людей благодаря использованию охранной и пожарной сигнализации, систем видеонаблюдения, контроля доступа и состояния инженерных подсистем, пр.
Следить за «офисом» позволяют проводные и беспроводные датчики, устанавливаемые на окна, двери, фиксирующие движение, появление дыма. На их сигнал реагирует управляющая система. Если есть риск пожара, то благодаря работе соответствующего датчика, «Умный офис» в компании отключает подачу электричества и передает информацию на пульт охраны. При несанкционированном вторжении он также предупреждает охрану, запускает работу сигнализации.
Система отображает на плазменных панелях и интерфейсах управления сообщения о месте происшествия, своих действиях. Она способна:
- Отслеживать допуск в здание. Работники фирмы пользуются карточками с индивидуальным кодом. Также возможен вход по отпечаткам пальцев, после сканирования сетчатки. Для гостей предусмотрен аудио- или видеодомофон.
- Контролировать несанкционированный доступ, принимать меры при вторжении в помещение. Для этого «Умный дом» включает предупреждение по громкоговорящей линии, блокирует двери, информирует охрану и специальные службы. Также он закрывает доступ в отдельные помещения, если собственник посчитал это необходимым.
- Вести видеонаблюдение на территории и внутри здания. Система записывает и отображает картинку на мониторе, телевизоре, экране компьютера либо передает при помощи Интернета.
- Отслеживать и автоматически устранять сбои в работе инженерных систем. Также «Умный дом» взаимодействует с системами пожаротушения, вентиляции.
Обеспечение информационной безопасности
Речь идет о следующем наборе функций:
- защита от «прослушки»;
- активное подавление средств, используемых для записи;
- подавление GSM-сигнала;
- подавление информационных составляющих в сети питания;
- использование акустических виброгасителей;
- защита информации;
- автоматическое включение во время совещаний и переговоров с учетом заранее выбранного сценария.
Управление телевидением и связью
Для автоматизированного управления средствами связи предусмотрена опция маршрутизации звонков. Иными словами, если вам звонят в офис, а вы уехали по делам, звонок будет переадресован на мобильный.
Руководители фирм могут, не покидая кабинета, общаться с персоналом, давать указания, видеть передвижения и работу людей. Система способна в автоматическом режиме посредством настроенного сценария либо по сигналу голоса управленца соединять с нужным внешним абонентом.
Бесперебойное электропитание
В «Умный офис» входит сложная (с технической точки зрения) высокочувствительная техника. Чтобы она могла работать без сбоев, требуется обеспечить постоянное поступление электроэнергии в необходимых объемах даже при отключении основного питания.
Системы бесперебойного электропитания состоят из:
- аккумуляторных батарей;
- преобразователей напряжения;
- зарядных устройств;
- генераторов, работающих на бензине или дизеле, если речь идет о мощных энергопотребителях.
Нужно учесть, что генераторы будут бесполезны без функций автоматического запуска и глушения с коммутацией нагрузки. Также ими можно дополнительно управлять при помощи пультов ДУ.
Если электропитание отключается ненадолго, техника сглаживает скачки напряжения. Более продолжительное исчезновение электричества приводит к штатному отключению всего оборудования, кроме подсистем, отвечающих за безопасность, связь и непосредственно защиту от сбоев. Руководство получает СМС-оповещение на мобильный телефон либо через Интернет.
Обеспечение конференц-связи
Данная функция задействуется все активнее, давая возможность эффективно проводить семинары, тренинги, переговоры. В стандартный комплект оборудования входят центральный блок, пульт председателя и настольные или врезные пульты для приглашенных на мероприятие лиц.
В «Умном офисе» могут быть разные варианты систем конференц-связи. Можно использовать минимальный функционал, то есть усиление речи говорящего, управление ходом обсуждения. Также есть возможность проводить переговоры по телефону с одним или сразу с несколькими собеседниками, организовывать именное и слепое голосование, подключать синхронный перевод речи выступающего. Специализированное ПО позволяет председателю менять статусы участников встречи, при необходимости давая одному из них слово.
Если устанавливается беспроводная система конференц-связи, снимаются ограничения по числу собеседников. При таком подходе проще качественно провести встречу вне зависимости от того, как она будет складываться.
Оборудование видео-конференц-связи обеспечивает звук и изображение прекрасного качества, дает большие возможности в плане управления встречей, участия в ней. Все это гарантирует специалистам комфортную работу и возможность оставаться мобильными.
Использование ситуационных центров (СЦ)
Они обязательно присутствуют на крупных промышленных, логистических предприятиях, в финансовых учреждениях, а также в органах власти. При наличии ситуационного центра в кризисных ситуациях руководство может в кратчайшие сроки принимать решения, подкрепленные данными.
Ситуационный центр, будучи одной из технологий «Умного офиса», обеспечивает:
- централизованную обработку, визуализацию информации, которая поступает онлайн от источников, распределенных по площади офиса;
- быстрое получение консультации экспертов посредством надежной видео-конференц-связи;
- доступ к базе решений, использовавшихся ранее в подобных ситуациях;
- возможность моделирования сценария развития событий на основании прогнозов или статистики;
- автоматическое распознавание объектов, людей на видео.
Обеспечение контроля доступа в помещение
Данные системы необходимы, чтобы следить за доступом к разным локациям – от кабинетов персонала компании до обычной парковки. Благодаря особому замку в «Умном офисе» члены команды могут отказаться от стандартного пропуска в пользу мобильного телефона либо иного гаджета. Системы позволяют находить людей на территории компании, если началась эвакуация.
Управление переговорными комнатами
Здесь используется единая система управления переговорной комнатой, которая интегрируется со справочниками компании, приложениями для связи, сторонними подразделениями, обслуживающими организациями. Кроме того, она подключается к коммуникаторам, обеспечивающих трансляцию встреч в переговорной через Интернет.
Для управления всеми процессами необходим только планшет, который размещается в самой переговорной. Он позволяет передать в техподдержку сообщения о неисправностях, вызвать специалистов по клинингу, кофе-леди. Благодаря данной системе можно контролировать климат, степень освещенности, заранее забронировать переговорную, зная, когда будет проходить встреча.
Регулирование процессов в офисе
Как и «Умный дом», «Умный офис» необходим, чтобы зонировать климат, использовать устройства энергосбережения. Для этого монтируют датчики, призванные замерять содержание углекислого газа в воздухе, уровень шума, температуру, степень освещенности. Система использует их показатели, чтобы вовремя открывать окна, задействовать функцию подавления шума, включать кондиционеры, менять освещение. Можно отслеживать все основные показатели онлайн и, если требуется, корректировать их для создания наиболее комфортной обстановки.
За управление хозяйственной жизнью офиса отвечает, например, система «Quick Response». Чтобы ее использовать, в различных частях помещения ставят планшеты или QR-коды, при помощи которых можно получить доступ к интерфейсу и вызвать определенного специалиста. Так, система позволяет уведомить, что на кухне больше нет печенья либо пора поменять бутыль с водой в кулере. Можно задать настройки, чтобы исполнитель потом отчитался о том, как был решен вопрос.
Другой идеей использования «Умного офиса», является «Умная печать», которая позволяет избежать случайной распечатки документов. Для этого все работники получают доступ к одному виртуальному принтеру – распечатать нужные бумаги они могут, приложив карточку к ближайшему устройству. В результате конфиденциальные бумаги точно не попадут на печать в соседнее подразделение. Кроме того, система позволяет видеть аналитику по использованию техники, подобрать оптимальные места размещения принтеров, оценивать расходы на бумагу.
Обеспечение навигации
Любая локация в рамках «Умного офиса» может быть снабжена системой распознавания местоположения и отслеживания объектов в пределах одной зоны. Для этого нужно только мобильное приложение.
Работнику либо гостю компании нужно включить на мобильном Bluetooth. Тогда датчики будут фиксировать его местоположение, а он увидит на экране телефона различные локации и путь к ним. Аналогичным образом приложение может использовать Wi-Fi и офисные точки доступа.
Применение системы Hot desking
Система позволяет бронировать столы в помещении, которые временно не заняты. Такой подход хорошо зарекомендовал себя в отделах, где работают менеджеры по продажам: они постоянно на встречах, поэтому пользуются мебелью в «Умном офисе» лишь 20 % рабочего времени. Либо Hot desking будет полезен сотрудникам, которые приехали в данное подразделение компании только в командировку. Временно собранные команды также стараются занимать соседние рабочие места, чтобы иметь возможность более эффективно общаться и трудиться.
Часто задаваемые вопросы об «Умном офисе»
Как происходит управление «Умным офисом»?
Устройствами обычно управляют при помощи личного кабинета. В него заходят с любого гаджета, подключенного к Интернету.
Что представляет собой контроллер, для чего он используется?
Речь идет о «мозге» всей системы, который позволяет добавлять, удалять и настраивать входящие в нее устройства. Он собирает сведения с приборов, облегчая задачу владельца «Умного офиса» – не нужно отслеживать все датчики по отдельности, ведь можно пользоваться приложением, привязанным к контроллеру.
Насколько сложно взломать оборудование «Умного офиса»?
Любая попытка физического доступа влечет за собой реакцию со стороны датчика: он передает сигнал тревоги. Такое устройство видит подозрительное вторжение до момента взлома. Однако лучше монтировать элементы системы в труднодоступных либо незаметных местах.
Испытывает ли человек влияние со стороны оборудования «Умного офиса»?
Все входящие в систему приборы используют протокол беспроводной передачи данных Z-Wave и не несут опасности для персонала компании. Например, у смартфона излучение выше в 4 000 раз.
Рост продуктивности работы сотрудников – конкурентное преимущество для компании. Поработав удаленно, многие специалисты не хотят возвращаться в душные помещения. Поэтому установка «Умного офиса» поможет привлечь и удержать сотрудников.
